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印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展。為完善公司的印章管理，規(guī)范公司各類(lèi)實(shí)物印章和電子印章的登記、外借、歸還、作廢、變更等行為，華天OA特別研發(fā)出印章管理模塊，有效控制各類(lèi)章印使用帶來(lái)的各種經(jīng)濟(jì)與法律責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的利益。

印章的登記維護(hù)

為了方便公司內(nèi)人員可以瀏覽到公司印章，需要由印章管理員先在印章維護(hù)中對(duì)公司的實(shí)物印章和電子印章進(jìn)行登記維護(hù)，建立印章的名稱(chēng)、保管人員、啟用日期和上傳印章圖片，如果該實(shí)物印章也有電子版印章時(shí)還可以啟用電子印章、上傳電子印章的文件并設(shè)置此電子印章的可使用人員，供審批及公文文件蓋章時(shí)使用。

印章的瀏覽及使用狀態(tài)

員工使用印章前需要實(shí)時(shí)知曉此印章的使用狀態(tài)，因此華天OA的印章管理在印章一覽中為使用人員提供了印章管理員登記的所有印章的查看列表和縮略圖，可讓員工清楚查看印章的名稱(chēng)、圖片、保管人員、說(shuō)明情況以及使用狀態(tài)，及時(shí)了解印章動(dòng)態(tài)。

用印情況的登記

在實(shí)際工作中如需要對(duì)某項(xiàng)文件加蓋實(shí)物章，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可后，可到印章管理員處對(duì)相應(yīng)的文件進(jìn)行印章加蓋，管理員可在用印登記中對(duì)加蓋的情況進(jìn)行登記；如在OA的審批或公文模塊中使用了電子印章對(duì)文件用印，那么在用印登記中也會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的記錄，方便日后查找。

印章的外借和歸還

如遇到需要將公章外借的情況，則經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可后，使用人需要到印章管理員處進(jìn)行公章外借。印章管理員可直接通過(guò)借用印章的功能將所借印章、借用人、借用日期、預(yù)計(jì)歸還日期、借用原因都填寫(xiě)完畢，形成借用記錄后，將印章借于使用人。印章借出后，印章一覽處的該印章則為借出狀態(tài)，他人不可再借；待使用人使用完畢歸還印章時(shí)，則由印章管理員進(jìn)行印章歸還操作，填寫(xiě)實(shí)際的歸還日期。歸還后印章一覽中的該印章則為在庫(kù)狀態(tài)，其他人可再次使用。

印章的變更、作廢

在實(shí)際使用時(shí)，如果印章需要有變更或是作廢的情況，可以在印章維護(hù)中進(jìn)行變更和作廢的操作，其操作的過(guò)程都會(huì)生成相應(yīng)的記錄信息，可進(jìn)行追溯。

在過(guò)去的印章管理中主要存在的現(xiàn)象和問(wèn)題是：

無(wú)法將企業(yè)印章在統(tǒng)一位置展現(xiàn)，或是展現(xiàn)不直觀、不明確；無(wú)法實(shí)時(shí)得知印章的使用狀態(tài)。

無(wú)法將實(shí)物章和電子章的用印情況登記記錄，或記錄無(wú)法落實(shí)到每一份被蓋章的紙質(zhì)、電子文件上。

公章外借和歸還管理混亂，無(wú)法記錄具體的人員、時(shí)間、原因等信息，并且無(wú)法通過(guò)外借和歸還的狀態(tài)實(shí)時(shí)反映在每個(gè)印章上。

公章維護(hù)中只能登記實(shí)物章，無(wú)法對(duì)電子章進(jìn)行統(tǒng)一管理，使實(shí)物章和電子章的管理分離。

公章的變更和作廢沒(méi)有形成日志，導(dǎo)致出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法追溯。

華天OA印章管理系統(tǒng)是一個(gè)智能化、系統(tǒng)化、信息化的印章管理系統(tǒng)。通過(guò)對(duì)印章一覽的展現(xiàn)，系統(tǒng)自動(dòng)更新在庫(kù)狀態(tài)，讓員工實(shí)時(shí)了解印章的使用情況；通過(guò)對(duì)印章登記、外借、歸還等一系列的操作，讓企業(yè)對(duì)印章的管理形成了系統(tǒng)化的認(rèn)識(shí)，規(guī)范了印章的使用；通過(guò)對(duì)印章各種操作的記錄，可將用印工作信息化的展現(xiàn)出來(lái)，使各個(gè)步驟都清楚明了，可留痕、可追溯。

1.如何將公司印章維護(hù)到OA系統(tǒng)中？

印章管理員可在印章管理中的印章維護(hù)中將公司的印章維護(hù)到OA系統(tǒng)里面，將印章名稱(chēng)、保管人、啟用日期以及印章的照片、備注填寫(xiě)完畢即可；如果此印章存在電子版，則可以啟用電子印章，將電子印章的文件上傳，同時(shí)設(shè)置可使用此電子印章的人員。

2.如何查看公司有哪些印章以及使用狀態(tài)？

使用人可以在印章管理的印章一覽菜單中查看公司現(xiàn)有印章，可以通過(guò)縮略圖和列表兩種形式進(jìn)行查看。每種印章可以清楚顯示出此印章的名稱(chēng)、保管人、印章圖片、說(shuō)明情況，同時(shí)還可以根據(jù)印章的外借和歸還操作顯示印章的借出和在庫(kù)狀態(tài)，方便使用人在使用印章前清楚知曉印章的狀態(tài)。

3.用印情況如何登記？如公文和審批中的蓋章是否也會(huì)有記錄？

使用人在用印批準(zhǔn)后可以到印章管理員處進(jìn)行用印，印章管理員會(huì)根據(jù)用印人、用印日期、用印文件、份數(shù)等信息進(jìn)行用印登記；如在OA系統(tǒng)中的審批和公文的正文進(jìn)行蓋章后，也會(huì)在用印登記中自動(dòng)生成一條用印記錄。

4.印章的如何進(jìn)行外借和歸還？

如果使用人有印章外借的需要，則在領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可到印章管理員處做外借登記。印章管理員可以選擇所借出的印章、借用人、借用日期、預(yù)計(jì)歸還日期并填寫(xiě)借用原因后完成外借操作，此時(shí)印章一覽中的該印章?tīng)顟B(tài)為借出狀態(tài)，他人不可再借用；員工在印章用完后可到印章管理員處將印章歸還，此時(shí)印章管理員可以選擇已經(jīng)借出的印章，點(diǎn)擊歸還印章按鈕，填寫(xiě)好歸還的日期完成印章歸還操作，已經(jīng)歸還的印章在印章一覽中會(huì)顯示為在庫(kù)狀態(tài)，其他人可以再次借用。

5.印章如果有變更或作廢應(yīng)該如何操作？

如果印章需要更改，則印章管理員在印章維護(hù)中找到需要修改的印章，點(diǎn)擊修改印章按鈕進(jìn)行修改操作，其修改的內(nèi)容都會(huì)在變更記錄中顯示；如果印章需要作廢，則仍需印章管理員在印章維護(hù)中找到需要作廢的印章，點(diǎn)擊作廢印章按鈕，填寫(xiě)作廢時(shí)間和具體的說(shuō)明后，將此印章作廢，作廢操作會(huì)在作廢記錄中形成數(shù)據(jù)記錄。

1.清晰的查看方式

印章一覽功能中提供列表和縮略圖兩種查看方式，可將企業(yè)登記的印章全部顯示出來(lái)，并且每個(gè)印章都會(huì)有詳細(xì)的印章名稱(chēng)、保管人、印章圖片和說(shuō)明等內(nèi)容，使印章的基本信息展現(xiàn)全面、清晰，也免去使用人對(duì)企業(yè)現(xiàn)有印章管理情況的咨詢(xún)。

2.實(shí)時(shí)的使用動(dòng)態(tài)

系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)印章的外借和歸還情況及時(shí)更新印章的在庫(kù)狀態(tài)，使用人可通過(guò)印章?tīng)顟B(tài)的更新及時(shí)了解印章的可用情況，為員工第一時(shí)間完成用印操作提供動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)支持。

3.全面的用印登記

印章管理中的用印登記不僅可以記錄紙質(zhì)文件的用印情況，還可以對(duì)系統(tǒng)中審批和公文的正文內(nèi)容蓋章情況自動(dòng)登記，形成用印記錄，使用印登記涵蓋范圍更廣、更全面。

4.簡(jiǎn)易的借還體系

印章的外借和歸還操作簡(jiǎn)單易懂，外借記錄的查看和檢索方便快捷，為印章管理員提供了一個(gè)簡(jiǎn)易的借還體系，便于印章管理員的管理。

5.統(tǒng)一的印章維護(hù)

此處的印章維護(hù)不僅可以對(duì)傳統(tǒng)的實(shí)物章進(jìn)行登記，還可以設(shè)定對(duì)應(yīng)的電子章，并授權(quán)哪些人使用，完美的將實(shí)物章和電子章相結(jié)合，統(tǒng)一維護(hù)。

6.詳細(xì)的變更、作廢歷史

系統(tǒng)中對(duì)每個(gè)印章的變更和作廢操作都會(huì)形成對(duì)應(yīng)的記錄信息，存留于印章維護(hù)中，方便日后產(chǎn)生問(wèn)題可以對(duì)其進(jìn)行查看和追溯。

1.與審批和公文模塊的聯(lián)動(dòng)

印章管理員在印章維護(hù)中創(chuàng)建的電子印章，可用于OA系統(tǒng)的審批和公文的正文內(nèi)容里。如審批人具備用印的權(quán)限和電子印章的使用權(quán)，則可以在正文中加蓋電子章；加蓋電子章的操作完成后，系統(tǒng)會(huì)在用印登記中自動(dòng)生成一條用印信息，記錄電子文件的蓋章情況。

1.一覽清晰，實(shí)時(shí)掌握

印章一覽中可將印章的基本信息和使用狀態(tài)清晰、實(shí)時(shí)的展現(xiàn)出來(lái)，讓印章使用者同步掌握印章動(dòng)態(tài)，了解全面，減少咨詢(xún)，為及時(shí)用印提供數(shù)據(jù)支持，提高使用者工作效率。

2.登記全面，減輕工作

用印登記不僅可以登記紙質(zhì)文件的用印情況，還可將審批和公文中的蓋章情況自動(dòng)反應(yīng)到用印記錄中來(lái)，使用印登記完整、全面。既減輕了印章管理員登記工作的壓力，又提高了電子版信息登記數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.借還一體，使用規(guī)范

印章管理員外借和歸還的操作，規(guī)范了印章的管理，形成了借還一體的閉環(huán)，防止印章的丟失，也為每個(gè)印章的去向留存數(shù)據(jù)記錄。

4.兩種印章，統(tǒng)一管理

實(shí)物章和電子章兩種印章結(jié)合式的統(tǒng)一管理，為印章管理員提供便利，維護(hù)簡(jiǎn)單。

5.變更作廢，日志留痕

對(duì)于需要更換或年久不用的印章，進(jìn)行變更或作廢后可以形成變更和作廢的日志記錄，便于企業(yè)日后追溯此印章的更改狀態(tài)，明確責(zé)任。

華天OA的印章管理系統(tǒng)完善了企業(yè)印章的管理規(guī)范，提供了印章的瀏覽、記錄印章使用情況、形成了外借、歸還、變更、作廢等一體化的印章管理體系。

印章一覽菜單中為普通用戶(hù)提供所有印章的瀏覽，可通過(guò)縮略圖和列表兩種方式進(jìn)行查看，同時(shí)可以實(shí)時(shí)顯示印章的使用狀態(tài)。

印章維護(hù)里分為印章登記、變更記錄、作廢記錄。

印章登記中管理員可以對(duì)印章進(jìn)行維護(hù)，可新建，修改和作廢印章，其中新建印章時(shí)不止可以建立實(shí)物章的登記信息，如果此章有電子版，則可上傳電子印章并設(shè)置允許使用人員；修改印章和作廢印章操作后均會(huì)在變更記錄和作廢記錄中生成記錄信息。

用印登記是印章管理員用來(lái)記錄用印的使用情況，登記用印人、用印日期、用印文件、用印份數(shù)等信息；如系統(tǒng)中的審批和公文正文蓋章則會(huì)自動(dòng)在此處生成用印記錄。

外借記錄模塊可以由印章管理員登記印章的借出和歸還情況。

1.印章的維護(hù)

客戶(hù)在初次使用印章管理模塊時(shí)，需要印章管理員提前將企業(yè)印章維護(hù)到印章管理模塊中。印章的創(chuàng)建分為實(shí)物章和電子章兩種，如實(shí)物章需提前將印章照片整理出來(lái)，電子章需要提前制作電子版的印章文件，這樣在創(chuàng)建之后才能在印章一覽中看到企業(yè)所有印章及照片信息，審批和公文正文蓋章時(shí)才可以加蓋電子章。

1.廣西翰林工程項(xiàng)目管理有限責(zé)任公司

廣西翰林工程項(xiàng)目管理有限責(zé)任公司是一家主要從事工程造價(jià)咨詢(xún)、政府采購(gòu)代理、工程招標(biāo)代理等業(yè)務(wù)的綜合性咨詢(xún)服務(wù)機(jī)構(gòu)，具有工程造價(jià)咨詢(xún)甲級(jí)、政府采購(gòu)甲級(jí)資格、工程招標(biāo)代理乙級(jí)資格，是廣西目前最具實(shí)力的甲級(jí)造價(jià)咨詢(xún)公司之一。由于公司的業(yè)務(wù)需要，有大量的印章管理需求，通過(guò)華天OA的印章管理系統(tǒng)使用，不僅可以將公司內(nèi)現(xiàn)有印章清晰展現(xiàn)，明確保管人和現(xiàn)有狀態(tài)，還可以規(guī)范印章管理，將用印、借出、歸還等操作形成工作閉環(huán)，保留操作記錄，防止出現(xiàn)法律問(wèn)題無(wú)法追溯。