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圖書管理

PART1 研發目的

隨著企業的高速發展和日漸壯大，越來越多的企業除了對員工的基本工作倡導高效率輕松辦公的同時，也特別注重員工業余生活的質量和文化底蘊的培養，因此不少企業為員工創建了自己的圖書館，方便員工借閱和學習。但是圖書管理員在面對數以萬計的圖書，頻繁更替的借還書記錄，采用人工記錄不僅工作繁雜，最主要的是容易人情化管理，導致很多重要的圖書在個人手中不歸還，別人又無法借閱。同時，員工借書只能自己到圖書室里找，無法快速借閱到自己想看的圖書。

華天OA辦公系統針對此現象研發了圖書管理模塊，幫助企業高效管理圖書，減輕圖書管理員負擔，實現員工與企業的同步發展。

1.1使用場景

區域和圖書管理員的維護

集團型企業，子公司遍布各個地區，圖書也會在當地進行管理和維護，針對這一情況，用戶可根據需要設置多個管理區域，并且每個區域設定一個圖書管理人員，便于管理當地圖書；如企業集中辦公，則可以不必設置多區域，直接設置圖書管理員默認管理本企業圖書即可。

新書登記和其他維護

圖書管理員可根據企業藏書情況，進行新書的登記。登記前可建立圖書的分類，在登記時用于圖書類別劃分；新書登記可批量導入和導出操作，幫助圖書管理員快速完成登記操作；除此之外，還可設置是否允許續借功能，如允許則可建立默認借閱天數以及距歸還到期前幾天給借閱人發送提醒消息等。

圖書的借閱和預約

圖書管理員登記好圖書后，借閱人就可以在圖書一覽中進行圖書的瀏覽和借閱了。借閱人可以在在庫圖書中查找所有企業擁有而未借的圖書并能對其進行借閱申請，經圖書管理員審批通過后，借閱人就可以到圖書館領取圖書；對于已經借出的圖書，借閱人可以通過預約功能對其預約，待此圖書歸還后，系統會發送消息給預約人方便其及時借閱。

圖書借閱審批

圖書管理員在收到借閱人提出的借閱申請后可對其進行同意借閱或拒絕借閱的操作。如同意借閱則借閱人會在我的借閱中看到此條圖書的狀態，前來領取圖書；如拒絕借閱則由圖書管理員寫明拒絕原因發送消息給借閱人知曉拒絕的理由。

圖書的查看和續借

借閱人可在我的圖書中查看圖書的借閱、預約、歸還情況；對已經預約的圖書可以進行取消預約的操作，借閱中的圖書可以對其進行續借。

圖書的催還和歸還

圖書管理員可以在借閱歷史中查看所有已借圖書的歸還情況，對于到期還沒有歸還的圖書可以對其進行催還，相應的借閱人就會收到催還提醒；待圖書實際已經歸還后，則由圖書管理員對此圖書進行歸還操作，歸還后此圖書可被其他人繼續借閱。

1.2常見問題

在過去的圖書管理中主要存在的現象和問題是：

缺乏區域管理和針對此區域的圖書管理員設置，使集團型企業無法分地區管控本地圖書，使用和管理不便。

新書登記無法實現批量錄入，加大圖書管理員工作量；無法進行是否續借和默認借閱天數的設置，無法實現圖書歸還到期前幾天自動提醒借閱人，使圖書管理系統不智能、不人性。

圖書借閱無法實現多本圖書一同借閱，給借閱人帶來操作上的麻煩；而且對于已經借出的圖書無法進行預約，無法第一時間得知圖書的歸還狀態。

圖書管理員在借閱審核時，無法針對多條借閱申請同時同意或是拒絕，拒絕的申請無法反饋原因給借閱人，讓其了解具體情況，導致反復申請。

對于已經借閱的圖書無法進行續借操作，還需要再次提交借閱申請，給借閱人和圖書管理員帶來二次申請審批的麻煩，而且可能會被他人優先借閱，導致無法繼續查看。

逾期沒歸還的圖書，圖書管理員無法直接通過系統對其進行催還提醒，還需通過其他手段催還借閱人；歸還后圖書管理員無法對其進行歸還記錄，使圖書仍然在借出狀態，導致他人無法借閱。

PART2 于高效組織管理的價值

圖書管理的科學化、智能化、信息化，能夠為企業減少人力、物力的耗損，提升員工借閱、歸還的便利。針對目前圖書管理中存在的問題，華天OA以圖書管理為主線，在降低維護成本、日常借閱審批等方面提出了相關建議。

1.如何實現圖書管理的區域劃分和圖書管理員的創建？

對于集團型企業，可以在綜合行政—區域管理中根據實際需要創建多個區域，并可將每個區域均指定一個圖書管理員，使每個區域獨立管理本區域圖書，互不干擾；對于非集團型企業，可延用默認的區域設置，不必再次劃分，直接設置圖書管理員即可。

2.如何登記新書？

圖書管理員可以在圖書管理—圖書維護中先進行圖書類別的創建，便于在新書登記時進行類別的選擇；在新書登記中需選擇所屬類別、填寫書名、ISBN號、圖書編號等信息完成圖書的登記工作，為了方便圖書管理員批量錄入，此處支持導入功能；在圖書維護中還可以設置是否允許續借，如允許則可設置默認借閱天數以及距離歸還到期前多少天給借閱人發送提醒。

3.如何借閱圖書？對于已經借出的圖書如何預約？

借閱人可以在圖書管理—圖書一覽中看到所有已登記的圖書信息，在在庫圖書中可以查看所有在庫圖書，并能通過申請借閱功能選擇所需圖書進行借閱操作；在已借出圖書中可以查看到所有已經借出的圖書，如有想讀的圖書，借閱人可以對其勾選后點擊預約按鈕，便于在他人歸還時提醒借閱人借閱。

4.圖書的借閱申請如何審批？

借閱人在申請借閱之后，圖書管理員可到圖書管理—借閱審批—待確認中查看所有借閱申請，此處可以針對多條借閱申請同時同意借閱，也可針對多條借閱申請填寫拒絕原因后拒絕借閱。圖書管理員在借閱審批—已確認中可以查看所有已經處理過的借閱申請記錄。

5.如何查看圖書的借閱狀態？已經借閱的圖書如何進行續借？

借閱人可以在圖書管理—我的圖書中查看自己借閱圖書的狀態，在我的借閱中可以查看所有自己預約中和借閱中的圖書，在借閱歷史中可以查看自己已歸還、審批未通過、或是在審批中的圖書。同時在我的借閱中可以發起借閱申請、或是取消預約的圖書，并能對已經借閱的圖書填寫續借的天數，操作續借功能；

6.對于逾期沒有歸還的圖書可否進行催還？如歸還后如何進行歸還登記？

圖書管理員可以在圖書管理—借閱歷史中查看已經借閱圖書的歸還情況。對于逾期還未歸還的圖書，圖書管理員可以點擊催還按鈕，給借閱人發送催還的消息；待圖書歸還后，可由圖書管理員針對此圖書點擊歸還按鈕，進行歸還操作，歸還后他人可以再次借閱。

7.如何預約借閱？

在瀏覽圖書目錄時，對于想借的圖書如果不在庫，可以預約借閱。當圖書歸還后，系統會根據預約時間自動給第一預約人發送提醒消息。預約人在收到消息后，能夠選擇是否借閱。

PART3 與眾不同

3.1特點與優勢

1.獨立的區域管理

華天OA的圖書管理模塊為客戶提供區域管理的功能，可建立多個區域并且為每個區域設置管理人員，解決客戶多地域管理圖書的問題，實現每個區域獨立維護，互不干擾。

2.全面的登記維護

圖書管理員可針對新書實現類別劃分和批量導入導出，方便分類管理圖書和減輕新書的逐一錄入的工作量；并且通過借閱設置中的是否允許續借，如允許續借則設置默認借閱天數、距離歸還到期前幾天給借閱人發送提醒等信息，為圖書管理提供全面且智能的管理設置，使用戶能更好的體驗和使用。

3.簡易的借閱預約

圖書一覽中不僅將所有的可借圖書直接通過在庫圖書的列表展現出來，方便用戶查看，還能在申請借閱中一次申請多本書籍，減少借閱人的重復操作；對于已經借出的圖書，系統還提供一鍵預約的功能，幫助其預約此書，待此書歸還后方能提醒借閱人借閱，讓借閱人不錯過每一本好書，整個過程操作簡單，輕松易懂。

4.規范的借閱審批

圖書管理的借閱審批可展現所有的借閱申請，其中系統將需要確認的和已經確認的申請自動區分出來，給圖書管理員審批區分帶來便利，有效的提升了審批效率；在待確認中，圖書管理員可以針對多個借閱申請一同處理同意，對拒絕的申請寫明拒絕的原因發送給借閱人查看，讓其明確了解拒絕的情況，規范了審批的處理，也避免了反復借閱帶來的麻煩。

5.貼心的續借功能

圖書管理為借閱人提供了續借的功能，方便借閱人直接對已經借閱的圖書延長借閱的日期，省去了借閱人二次借閱申請的麻煩，也保證了借閱人可以繼續閱讀此圖書。

6.方便的催還歸還

系統為圖書管理員提供了所有圖書的借閱歷史，方便圖書管理員查看所有圖書的借出歸還情況。對于逾期沒有歸還的圖書，圖書管理員可以實現一鍵發送催還消息提醒借閱人，操作簡單方便；對于已經歸還的圖書，圖書管理員可以針對圖書的借閱歷史記錄歸還操作，同時歸還日期會顯示在借閱歷史中，讓圖書管理員對圖書的借還去向清楚明確，避免了圖書丟失造成的損失。

3.2與其他模塊的聯系

1.區域劃分，節約成本。

華天OA的圖書管理系統為集團型企業提供區域劃分的功能，可為不同地域辦公人員實現圖書的獨立管理，獨立維護，不必建立多套的圖書管理平臺，加大圖書管理范圍，節約圖書管理成本。

2.操作簡便，省時省力。

華天OA的圖書管理系統是一個智能化、系統化、信息化的圖書管理系統，充分利用計算機實現對書籍管理、借閱管理等的自動化控制，使圖書管理工作壓力大大減輕；方便友好的用戶界面，簡單便捷的功能操作，完善動態的數據列表將會使圖書管理系統成為圖書管理員的得力助手。

3.規范管理，秩序井然。

圖書管理模塊擁有圖書登記、圖書瀏覽、圖書預約、圖書借閱、圖書審批、圖書續借、圖書催還和圖書歸還等一系列的功能，實現了圖書管理系統化、規范化，提高了圖書的利用率，有效防止了圖書丟失，使企業的圖書管理秩序井然。

PART4 功能描述

圖書管理模塊以智能化、系統化、信息化為運轉目標，實現了圖書的全程跟蹤管理，其中包括圖書的登記、查看、借閱、歸還等情況，使企業擺脫以往圖書管理耗時耗力、繁雜無序的狀態，輕松實現了圖書管理便捷規范的良好效果。

4.1功能組件概覽

圖表 4.1-1 功能概覽

4.2常用功能介紹

4.2.1我的圖書

我的圖書分為在庫圖書、已借出圖書、我的圖書和借閱歷史。

在庫圖書下，借閱人可以檢索圖書，查看圖書詳情和申請圖書借閱。

圖表 4.2-1 我的圖書

圖表 4.2-2 申請借閱

對于已借出的圖書，借閱人可以進行預約借閱。當對應的圖書被歸還時，系統會發送提醒消息，提示借閱人，可以發起相應圖書的借閱申請。

圖表 4.2-3 預約圖書

我的圖書展示了借閱人借閱中和預約中的圖書，并且可以進行圖書的取消預約和續借操作。

圖表 4.2-4 我的圖書

借閱人可在借閱歷史下，查看自己發起所有圖書的借閱申請。

圖表 4.2-5 借閱歷史

4.3管理員操作

4.3.1區域管理

如客戶需要多地區辦公的人員獨立管理本區域圖書，則在使用圖書管理之前，先建立區域。通過區域維護設置多個區域以及每個區域所包含的部門，設置完畢后圖書管理處即可顯示多個區域名稱，將每個區域設置當地的圖書管理人員即可。區域圖書管理員建立的內容，只有本區域的人員能夠查看。如客戶是集中辦公，則無需建立區域，只要在默認區域下設置圖書管理員。

圖表 4.3-1 區域維護

4.3.2圖書維護

圖書管理員需在圖書維護下建立圖書類別、進行新書登記，也可以進行借閱設置。

圖表 4.3-2 圖書維護

4.3.3圖書一覽

管理員可以通過圖書一覽，查看本區域所有的在庫圖書、已借出圖書和預約圖書。并對圖書進行借出、歸還和催還操作。當圖書管理人員兼任多個區域的圖書管理員時，可以切換多個區域進行圖書的查看。

圖表 4.3-3 圖書一覽

4.3.4借閱審批

圖書管理員可在借閱審批中查看待確認和已確認的借閱申請，同時待確認的借閱申請進行審批操作。

圖表 4.3-4 拒絕借閱

4.3.5借閱歷史

圖書管理員可以在“借閱歷史”下查看所有用戶發起的圖書借閱申請，并可對未歸還的圖書進行歸還和催還操作。催還后，圖書的借閱人會收到催還消息提醒。

圖表 4.3-5 借閱歷史

PART5 在系統規劃、實施與應用過程中的注意事項

1.區域及圖書管理員的設置

對于分地域管理圖書的企業來說，在使用圖書管理之前需要先進行區域維護，設置區域圖書管理員和相應區域包含的部門，每一區域的用戶只能看見自己所在區域擁有的圖書。

2.權限設置

圖書管理模塊是分供于普通借閱人和圖書管理員兩種角色使用，因此在實施過程中要注意在系統管理—權限組設置中控制兩種角色的權限。將圖書一覽、我的圖書菜單給予普通借閱人使用；將圖書維護、借閱審批、借閱歷史菜單給予圖書管理員使用。

3.圖書類別的設置

圖書管理員在登記新書之前需要先進行圖書類別的創建，用于登記時所屬類別項的選擇。

4.新書登記

正式使用圖書管理模塊前要進行新書登記工作，可以逐一登記或是采用導入的形式登記，登記后借閱人方能進行圖書的借閱。

5.續借設置

圖書管理員需要提前設置圖書是否允許續借，如允許續借則要設置默認的借閱天數、是否啟用到期提醒、距離歸還到期前幾天給借閱人發送提醒消息。

PART6 行業應用精選

北京和楓書緣文化傳播有限公司

北京和楓書緣文化傳播有限公司致力于書籍出版印刷服務，打造出獨一無二的互聯網眾籌出版平臺——書緣眾籌網，實現了作者到讀者的無縫連接，為有出書需求的作者提供了最優質的出版印刷編審服務。其作為一家從事書籍文化行業的公司，尤其注重公司自身的企業文化建設和員工精神文明建設。企業文化，是企業的靈魂；員工的素質，是企業的核心競爭力，是企業發展的原動力。因此，北京和楓書緣文化傳播有限公司在選擇華天OA時較看重與企業文化和員工精神文明建設有關的圖書模塊。圖書模塊既和其公司性質相呼應，又為其公司企業文化建設和提高員工素質提供了有力保障。

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