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連續(xù)數(shù)日來，“冒名頂替上大學(xué)”事件持續(xù)發(fā)酵，成為社會關(guān)注極高的熱點事件。隨著該事件調(diào)查的推進，不少網(wǎng)友發(fā)出質(zhì)疑：到底誰調(diào)取的檔案？管理系統(tǒng)為何沒有記錄？
一連串的問題，牽動著人們的心，引發(fā)更深入的思考，傳統(tǒng)文檔管理的辦法是否漏洞百出？業(yè)內(nèi)人士稱，頂替別人上大學(xué)的人固然存在問題，但在公平、嚴(yán)肅的高考教育及大學(xué)錄取制度下，考生的檔案被輕易取走，甚至毫無可查詢蹤跡，充分暴露出了在傳統(tǒng)的辦公管理系統(tǒng)中，文檔的安全管理風(fēng)險極大，只要是單位內(nèi)部人員，要調(diào)取文檔資料輕而易舉，過后追責(zé)也非常的困難。
如果使用信息化協(xié)同辦公軟件會有什么不同呢？
普通OA系統(tǒng)是否能解決文檔安全漏洞問題？
透過“冒名頂替上大學(xué)”事件發(fā)現(xiàn)，重要的文檔文件丟失、刪除乃至惡意破壞事件屢見不鮮，拋開人為因素，無論是事業(yè)單位機構(gòu)還是企業(yè)，目前市場上普遍應(yīng)用的OA現(xiàn)代辦公系統(tǒng)，在文檔管理方面的安全性還有很大的上升空間。
根據(jù)此前的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，早在2017年，全球50%以上的企業(yè)，就遭遇過至少一場數(shù)據(jù)文件泄露事件。而因為合作伙伴或第三方的原因被泄露信息的企業(yè)超過1/3。管理學(xué)人士稱，目前多數(shù)OA軟件系統(tǒng)在辦公應(yīng)用中，文檔常以紙質(zhì)文檔和電子文檔為主。即便是電子文檔，也存在容易丟失、占用空間大、隨意復(fù)制篡改及損壞的問題，難以有效管理推進工作。
同樣，OA系統(tǒng)軟件行業(yè)領(lǐng)先品牌華天動力OA也認(rèn)為，協(xié)同辦公系統(tǒng)需要隨著時代需求不斷進行技術(shù)功能上的創(chuàng)新，知識管理這一環(huán)節(jié)，除了發(fā)揮提高工作效率作用外，安全性也需要迭代升級。
精準(zhǔn)控制 華天動力OA知識管理功能創(chuàng)新
正如上述社會事件引發(fā)的思考，文檔調(diào)取到底歸誰負(fù)責(zé)？文檔丟失如何進行追溯？這些關(guān)鍵性難題，正是常用的OA辦公系統(tǒng)中，知識管理功能創(chuàng)新的突破口。現(xiàn)如今，眾多OA軟件企業(yè)不斷加快技術(shù)研發(fā)進度，力爭進一步完善系統(tǒng)中文檔安全性管理。以華天動力OA軟件來講，系統(tǒng)通過技術(shù)手段，將知識管理功能融入其中，綜合紙質(zhì)檔案與電子檔案的全部特點，取其精華去其糟粕，再結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理需求，讓文檔的作用最大化發(fā)揮出來。
一、權(quán)限控制，內(nèi)部也可涉密
華天動力OA軟件中的知識管理功能，在統(tǒng)一的知識體系框架基礎(chǔ)上，設(shè)置了靈活的權(quán)限控制。這樣就可以有效的避免在單位內(nèi)部出現(xiàn)機密泄漏的問題。
例如在建立每個目錄的時候，華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)可以建立誰有這個目錄的操作權(quán)限，而操作權(quán)限還進一步細(xì)分為寫的權(quán)限和看的權(quán)限。這樣我們可以按部門、人員、崗位、角色及安全級別，各種不同的角度去設(shè)置權(quán)限，從而可以防止文件隨意篡改、刪除、復(fù)制和盜用。
按需設(shè)置誰有寫的權(quán)限：
部門：部門安全級別、部門+人員安全級別
人員：人員安全級別、角色
崗位：崗位 +人員安全級別
按需設(shè)置誰有用的權(quán)限：創(chuàng)建人本人、創(chuàng)建直屬上級、創(chuàng)建人所有上級、創(chuàng)建人本部門、創(chuàng)建人所屬角色、創(chuàng)建人本崗位
二、文檔編號一文一碼符合 ISO的版本控制
華天動力文檔編號一文一碼符合 ISO的版本控制，確保公司文件具有唯一編號，便于文件的識別、追溯和控制，保證公司文件體系的有效運轉(zhuǎn)。
例如某一個文件出現(xiàn)問題的時候，利用文檔編號，配合華天動力
OA系統(tǒng)的全過程記錄功能，可以很輕松的追索出該文件的所有審批和修改、查閱流程，方便找到問題做出整改。
三、動態(tài)水印功能防盜用
與此同時，華天動力OA軟件的知識管理功能中，還增加了“動態(tài)水印技術(shù)”的功能，通過圖片、文本等形式，讓文檔能夠動態(tài)顯示打開操作的人員、時間等信息，方式發(fā)生拷屏，做到有據(jù)可查，有效防止圖片、資料等的盜用。
四、文檔利用情況實時監(jiān)控
而針對文檔的操作，如誰下載的最多、哪個文檔被頻繁下載等問題，華天動力OA在知識管理功能中實施“文檔利用實時監(jiān)控”功能，可以獲取監(jiān)控統(tǒng)計數(shù)字，簡單操作中掌握文檔的動向。同時也方便的統(tǒng)計了公司的知識資源哪一塊被利用的多？哪一塊更受關(guān)注？哪些員工更勤與學(xué)習(xí)？哪些知識更實用？從而對企業(yè)的知識庫結(jié)構(gòu)做定期的調(diào)整，對員工的考核做評定。
寫在最后：
盡管我們處在科技發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)時代，但是信息交流過程中，安全性問題始終存在。無論是“頂替上大學(xué)”事件還是諸多公司文件泄漏，都充分反映出現(xiàn)代辦公系統(tǒng)需要知識管理、文檔管理的安全創(chuàng)新。而在如華天動力OA的知識管理功能實踐下，文檔應(yīng)用的進階需求得到了進一步滿足，成為極具意義的突破！
OA系統(tǒng)：http://www.haiguanoa.cn/
