會議管理是企業經營管理的重要組成部分，是企業提高管理的有效途徑之一。目前針對會議管理中存在的問題，華天動力
OA系統的會議管理系統從查詢會議室、預定會議室、發布會議通知到會議回執、撰寫會議紀要、傳閱紀要、紀要轉任務等方面，提出全過程流程式管理的解決方案。
一、會議能維護哪些基本內容？
華天OA的會議管理系統中可以維護會議的類型、資源、會議室、周期會議設置、會議申請方式、會議申請流程等內容。
會議類型可以根據日常會議的主題內容建立不同的類型，用于會議創建時對會議進行分類；
會議資源可以將會議上常用的資源信息維護進來，方便在發起會議申請時需要用到哪些資源直接選擇；
會議室設置可以提前將企業內的會議室信息錄入，可設置會議室的名稱、管理人員、容納人數、會議室資源添加、說明以及允許使用人員等相關信息，為開會時需要用到哪個會議室做好準備；
周期會議設置中可以設置周期性會議在會議開始前幾天發布會議并以何種方式發送會議通知，保證周期性會議的與會人員能及時收到信息；
會議申請方式中可以設置會議申請是否需要領導審批，如設置了需要審批則可在會議申請流程中設置審批的流程，待流程審批后方能收到會議信息，如果不需要審批，則會議申請發起之后與會人員就可以收到會議的相關信息。
二、如何發起會議？
會議分為兩種：一種是普通會議，一種是周期性會議，用戶可以根據會議的形式不同發送相應的會議。
普通用戶在個人辦公—我的行政—會議發起—新建會議中就可以發起普通會議的申請，發起時需要填寫會議的主題、類型、主持人、主辦部門、聯系人、聯系方式、會議室選擇、開始時間、結束時間、與會人員、會議紀要員、資源準備、會議內容、附件等信息，如果有審批流程則需審批后與會人員方可收到會議的通知；
如果是周期性會議，普通用戶可以在個人辦公—我的行政—會議發起—周期會議中建立，除了上述的基本信息需要填寫之外還需要選擇重復模式、重復間隔、重復策略、重復日期等內容后進行發布，如有審批流程其審批和發布方式同理。
三、如何直觀的查看自己在什么時間有哪些會議？
為了給用戶直觀的展現會議在時間表上的分布情況，華天OA的會議管理系統提供了會議日歷的功能，普通用戶可以在個人辦公—我的行政—會議日歷中查看自己的會議情況。會議日歷中提供了日、周、列表三種形式的視圖查看，用戶可以一目了然的知曉自己在哪個日期、時間在哪個會議室有需要參加的會議。
四、會議室如何進行預訂？
被占用的會議室如想使用，則可以提前預定。用戶可以在個人辦公—我的行政—預定會議中預定會議室，填寫會議主題、選擇會議室、與會人員、資源、開始時間和結束時間后進行預定，待會議室空出之后，則可以從預定中選擇發起會議申請。同時也支持預定的變更、取消和刪除。
五、與會人員如何對會議進行回執？會議發起人如何查看回執內容？
與會人員收到會議通知后，可以通過回執功能說明是否要參加會議，如果不參加其原因為何；回執填寫完畢后會議的發起人就可以通過查看回執的功能查看與會人員反饋回的參與信息，及時了解參會人員情況，為會議的順利開展做好準備。
六、會議紀要如何建立？是否可以轉成任務？
會議紀要員可以在針對某個已經結束的會議建立會議紀要，或是會議管理員在綜合行政—會議管理—會議紀要中新建會議紀要。建立會議紀要時可從已召開的會議中選擇或是直接建立會議紀要，需要填寫會議主題、類型、主辦部門、會議時間、會議室、與會人員、發送紀要給哪些人、紀要內容、附件信息等內容發送給相應人員；在發送會議紀要時還可以選擇發送會議紀要并轉任務，此處為了方便需要落實工作的會議，在紀要發送的同時直接創建工作任務，進行工作分配。
七、如遇會議的變更、結束、刪除、取消等情況如何操作？
會議發起人如遇到會議的變更、取消、刪除等狀況可以直接對發起的會議進行相應的操作，如需要提前結束會議則需要會議管理員在綜合行政—會議管理—會議管理中進行結束操作。會議管理員同時也可以對會議進行更改、取消、刪除等一系列的管理。
高效的會議組織、會議記錄、會議總結，會給企業帶來高效的組織管理，特別是針對政府事業單位、學校、醫院等會議較多的大型單位尤其實用，優質的會議管理，從用華天動力
OA系統開始。
OA系統：
http://www.haiguanoa.cn/ 
