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OA辦公系統_OA系統_會議管理_華天動力專注OA20年
OA辦公系統_OA系統_會議管理_華天動力專注OA20年
當今社會競爭日益激烈，企事業單位的內外部會議也不斷增多，會議信息量也逐漸增大。為了有效的管理企業繁雜的會議以及落實會議內容，合理的安排會議室并查看與會人員回執等工作，華天OA研發了會議管理模塊，為企業能順利開展會議，并在開會后做好會議決議的執行工作，為企業決策提供保障。
常見問題
在過去的會議管理中主要存在的現象和問題是：
1、 會議的基本設置不全面，比如無法針對會議進行分類，無法添加與會資源，會議室使用和管理不明確等。
2、會議只能發起普通的會議申請，對于周期性的會議只能每次開會前發起，無法直接按照一定的規則自動生成周期會議。
3、沒有會議日歷的展現，無法一目了然的知曉自己有哪些會議需要參加，無法按照月、周、列表的多種視圖進行查看。
4、對于已經被占用的會議室，無法提前預定會議，給會議發起人帶來不便。
5、發起會議通知后會議的與會人員無法回復是否參加會議，會議發起人也無法知曉哪些人員參與會議，無法提前為會議做準備。
6、會議結束后沒有形成會議紀要的建立和反饋，對于會議上安排的工作無法直接轉成任務下達。
¤ 如遇突發情況，無法對現有會議進行更改、結束或取消，導致會議的管理死板，不靈活。
使用場景
會議的基本維護
企業在正式使用會議管理之前需要先明確會議的相關信息，如需要有哪些類型的會議；需要用到哪些與會資源；企業有哪些會議室可供開會；如周期性會議需提前幾天發布會議并以何種方式通知給與會人員知曉；會議申請是否要設定流程，如何設置流程等等問題。會議管理員將以上的問題明確后方可在會議設置中對會議的基本信息進行維護，此處是使用會議管理的基礎。
會議的發起
一般情況下，企業會議分普通會議和周期性會議兩種，華天的會議管理模塊分別為這兩種會議提供了解決方案。用戶需要發起普通會議時，則可通過會議發起功能填寫會議的主題、內容、類型、主持人、主辦部門、聯系人、聯系方式、開始時間與結束時間，選擇會議室、與會人員、會議紀要員、與會資源等內容，完成會議的發送；如需要發起周期性會議時，除上述的基本信息需要填寫以外，還需要明確周期性會議的重復模式、重復間隔、重復策略、重復日期、會議時間等內容。
會議日歷的查看
為了能讓每位用戶清楚了解自己有哪些會議需要參加，華天OA的會議管理模塊中為用戶提供了會議日歷查看的功能。此日歷可以按照日、周、列表的形式為用戶展現會議的安排，同時也能從此日歷中查看某時間段內會議室的占用情況。
會議的預定
員工在發起會議時經常會遇到會議室被占用的情況，如必須使用此會議室，可以提前預定會議，將會議室預定，待會議室空出之后，則可從預定中選擇來發起會議。
會議的回執與查看
會議發起人發起會議通知給各與會人員，與會人員可以對此會議進行回執操作，可說明自己是否要參與會議，并寫明原因；會議發起人可以通過查看回執功能看到每位與會人員是否參會的回執情況，并能清楚知曉其回執的時間和原因。
會議紀要的建立
會議結束后可由會議紀要員建立會議紀要并將紀要內容發送給與會人員知曉，對于需要落實工作的會議內容，在創建會議紀要發送的同時還可轉成任務給相關人員辦理。
會議的管理
用戶在實際使用中可能遇到會議需要變更與會人員、會議時間，會議提前結束或是取消等情況，都可以由會議管理員在會議管理中進行修改和維護。
功能描述
會議管理即對企業的會議進行管理，讓會議可以順利召開、會議內容得以保存，會議工作得以落實。華天OA的會議管理系統主要包括會議日歷、會議發起、會議室占用、會議管理、周期會議、會議紀要、會議設置等功能，可使會議管理更加有序、有效。
功能組件概覽
常用功能介紹
會議日歷
會議日歷可為用戶提供日、周、列表三種形式的查看視圖，讓會議展現清晰，需要參加的會議一目了然。
會議發起
普通用戶可以在個人辦公—我的行政—會議發起菜單中發起普通會議或周期會議，通過線上會議發起，可快速下發會議通知，在會議發起時，快捷選擇本單位會議室，可查看會議室占用情況，防止會議沖突，選擇人員時不僅可從系統中選擇本單位內部人員，如有外部參會人員，可導入外部人員，或從通訊錄中選擇需要參會的外部人員。
會議預定
如所需會議室已被占用，可以提前將此會議室預定，待會議室空出后，方可召開會議。
會議回執
會議的與會人員對需要參加的會議可以進行回執操作，回執后會議的發起人可以在查看回執中查看回執的信息，方便了解與會人員是否參會，及時做出調整。
會議紀要
會議結束后需要由會議紀要員對會議內容做出記錄，同時將會議紀要發送給指定的人員知曉。如果會議中有工作需要落實的，則可以直接點擊“發送會議紀要并轉任務”按鈕，將會議工作進行分配，任務相關人員可在自己的工作任務模塊接收任務，并進行定期任務反饋。
會議室報表
會議室報表可以統計單位會議室使用次數占比情況，通過圖形分析各個會議室的使用情況。
特點與優勢
1. 全面的會議維護
華天OA的會議設置功能為用戶提供了會議類型、資源、會議室、周期會議設置、會議申請方式、會議申請流程等全面的會議維護，為會議模塊的順利使用提供了保障與支持。
2. 多種的會議發起
華天OA 的會議功能不僅支持普通會議的發起，還支持周期性會議的創建，讓系統根據周期規則的設置自動發起周期性會議，不必人工重復發起，省時省力、提高效率。
3. 清晰的會議日歷
用戶通過對會議日歷的查看，可以一目了然的知曉在哪個時間段、哪個會議室有什么會議，并且提供了日、周、列表的查看方式，使查看畫面更友好，更直觀，更清晰。
4. 提前的會議預定
華天OA的會議管理提供會議預定的功能，用戶可以提前將被占用的會議室預定出來，待會議室空出后方可直接用此會議室發布會議，可實現有效的、合理的分配會議室資源。
5. 實時的回執查看
每項會議的發布都可由與會人員做出是否參會的回執，會議發起人可以根據回執情況做出相應的會議準備和調整，會議的回執信息實時、準確，為會議管理者提供了便利。
6. 落實的紀要任務
會議結束后需要由會議的紀要員填寫會議紀要并發布給相應人員傳閱學習，對于需要辦理的工作內容，可以直接轉為任務，分配人員和工作內容，讓會議要求和精神能有效執行，工作落實。
7. 靈活的會議管理
會議管理中不僅提供了正常會議工作流程的管理，而且還提供了針對各種臨時變化的應對策略，如會議的變更、結束、取消、刪除功能，讓會議管理模塊更加具體、規范、靈活、實用。
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