印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理關系到公司正常的經營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發展。為完善公司的印章管理，規范公司各類實物印章和電子印章的登記、外借、歸還、作廢、變更等行為，華天OA特別研發出印章管理模塊，有效控制各類章印使用帶來的各種經濟與法律責任風險，維護公司的利益。
先從一個經典的案例講起：
廣西某工程項目管理有限責任公司是一家主要從事工程造價咨詢、政府采購代理、工程招標代理等業務的綜合性咨詢服務機構，具有工程造價咨詢甲級、政府采購甲級資格、工程招標代理乙級資格，是廣西目前最具實力的甲級造價咨詢公司之一。由于公司的業務需要，有大量的印章管理需求，通過華天OA的印章管理系統使用，不僅可以將公司內現有印章清晰展現，明確保管人和現有狀態，還可以規范印章管理，將用印、借出、歸還等操作形成工作閉環，保留操作記錄，防止出現法律問題無法追溯。
在過去的印章管理中主要存在的現象和問題是：
¤ 無法將企業印章在統一位置展現，或是展現不直觀、不明確；無法實時得知印章的使用狀態。
¤ 無法將實物章和電子章的用印情況登記記錄，或記錄無法落實到每一份被蓋章的紙質、電子文件上。
¤ 公章外借和歸還管理混亂，無法記錄具體的人員、時間、原因等信息，并且無法通過外借和歸還的狀態實時反映在每個印章上。
¤ 公章維護中只能登記實物章，無法對電子章進行統一管理，使實物章和電子章的管理分離。
¤ 公章的變更和作廢沒有形成日志，導致出現問題無法追溯。
華天動力協同OA系統在了解了客戶需求后，仔細斟酌后，給客戶提出了
以下解決方案：
1. 電子簽章與審批和公文聯動
電子印章和手寫簽名：電子印章和手寫簽名都是數字加密文檔型表單的一種技術途徑，提供了更高強度的安全認證信息。華天動力支持各CA的電子印章以及國家許可的各類電子簽章，與各信創會員單位的電子簽章均做了相互兼容。
在OA系統的審批單據上以及文檔型審批的正文（支持流式和版式兩種格式）中，都可以加蓋印章。加蓋印章的為保障印章使用安全，在加蓋電子印章時需要進行二次密碼驗證（與登錄密碼不相同）。加蓋電子章的操作完成后，系統會在用印登記中自動生成一條用印信息，記錄電子文件的蓋章情況。
2. 清晰的查看方式
印章一覽功能中提供列表和縮略圖兩種查看方式，可將企業登記的印章全部顯示出來，并且每個印章都會有詳細的印章名稱、保管人、印章圖片和說明等內容，使印章的基本信息展現全面、清晰，也免去使用人對企業現有印章管理情況的咨詢。
3. 實時的使用動態
系統會自動根據印章的外借和歸還情況及時更新印章的在庫狀態，使用人可通過印章狀態的更新及時了解印章的可用情況，為員工第一時間完成用印操作提供動態的數據支持。
4. 全面的用印登記
印章管理中的用印登記不僅可以記錄紙質文件的用印情況，還可以對系統中審批和公文的正文內容蓋章情況自動登記，形成用印記錄，使用印登記涵蓋范圍更廣、更全面。
5. 簡易的借還體系
印章的外借和歸還操作簡單易懂，外借記錄的查看和檢索方便快捷，為印章管理員提供了一個簡易的借還體系，便于印章管理員的管理。
6. 統一的印章維護
此處的印章維護不僅可以對傳統的實物章進行登記，還可以設定對應的電子章，并授權哪些人使用，完美的將實物章和電子章相結合，統一維護。
7. 詳細的變更、作廢歷史
系統中對每個印章的變更和作廢操作都會形成對應的記錄信息，存留于印章維護中，方便日后產生問題可以對其進行查看和追溯。
廣西某工程項目管理有限責任公司在使用華天動力的印章管理系統后，印章管理員以及其他借用印章的員工對其一致好評。員工通過對印章一覽的查看及時了解到所用印章是否已經外借，可第一時間了解印章動態，及時使用，避免多次咨詢印章管理員，減少了給自己及他人帶來的困擾。印章管理員通過對印章管理的使用不僅規范了借還流程，防止印章丟失，還能將用印記錄和OA系統中審批和公文正文的蓋章記錄全面記錄下來，無一遺漏；不僅可以通過印章一覽向全公司展現印章信息以及實時更新在庫狀態，還可以通過變更、作廢功能將印章維護，避免了印章管理的疏漏而對企業造成的損失。
華天OA印章管理系統是一個智能化、系統化、信息化的印章管理系統。通過對印章一覽的展現，系統自動更新在庫狀態，讓員工實時了解印章的使用情況；通過對印章登記、外借、歸還等一系列的操作，讓企業對印章的管理形成了系統化的認識，規范了印章的使用；通過對印章各種操作的記錄，可將用印工作信息化的展現出來，使各個步驟都清楚明了，可留痕、可追溯。
OA系統：http://www.haiguanoa.cn/ 
