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[IT專家]OA辦公系統在行業協會的應用探索
[IT專家]OA辦公系統在行業協會的應用探索
OA辦公系統在行業協會的應用，體量不大且不為人知，但卻很有借鑒意義。
隨著行業協會的不斷發展，協會管理者開始意識到：單單依靠現有的協會網站，已經不能滿足當前的信息化發展趨勢，和業務發展需要。
會員單位企業的不斷增加，以及協會事務的日益繁雜，促使協會引進一套智能化的管理信息系統，使溝通更加方便、聯系更加密切、工作更有效率，以便為政府單位、會員企業提供更好的服務。
OA辦公系統就是一個實現協同辦公與管理的絕佳工具。
以中國服裝協會為例，該協會成立于1991年，歸屬國務院管理，是中國服裝業全國性行業組織，中國首批4A級全國性行業協會，為政府、行業、企業以及社會提供與服裝業相關的各類服務。2012年，中國服裝協會和有“工作流管理專家”之稱的華天動力OA合作，共同構建了適應協會管理需要的辦公自動化平臺。
除了工作流管理、信息傳遞、文檔管理、公文收發等常規應用之外，這個平臺最核心、最具特色的應用是“中心資源庫”，一個龐大的會員數據庫管理系統。
設立“中心資源庫”的目的有兩個：
1、收集整合：中心資源庫作為中國服裝協會母庫，收集各部門子數據庫信息，將所有與中國服裝協會及各部門發生工作聯系的企業或單位，相關人員的基礎信息，以及相應發生的溝通聯系工作，全部進行定期收集、保存、整合，實現集中式管理。
2、授權使用：經過收集整合后的信息，通過多樣化的檢索功能，可以提供給協會工作人員查看使用。并采用授權方式查看重要聯系信息，以嚴謹、規范的方式，支持中國服裝協會的單位聯絡工作。
這是一個強大的會員數據庫系統，包括了全部會員信息、聯系人信息、工作溝通信息，可以按照單位、聯系人、工作項目等多種類別進行檢索。
為確保信息安全，中心資源庫內的信息只能在線瀏覽，不可拷貝和復制。而且實現數據信息和用戶權限的分級管理，使得每個人瀏覽不同級別的信息，越級查看則需要提交查閱申請，審批通過后分配查閱驗證碼，在驗證碼有效期內，可以查看一定數量的數據。
這個“中心資源庫”內的數據并不是孤立存在的，而是與服裝協會OA辦公系統無縫整合，可以在OA辦公系統內任意調用，大大減少了重復錄入工作量，增強了信息整合力度。
中國服裝協會的機構眾多，秘書處下設辦公室、會員部、產業部、信息部、展覽部、外聯部、協作和培訓部，單列男裝、女裝、童裝、羽絨服裝及制品、休閑裝、服飾、服裝輔料、內衣等八個專業委員會，并設有全國服裝標準化技術委員。可以想象，實現各部門的數據統一集中管理，和協同辦公互動，是一件非常緊迫和重要的工作，OA辦公系統提供了一個非常有效和便利的解決方案。
事實上，行業協會對于OA辦公系統的應用可以分為兩種模式：
一種是在行業協會內部使用，實現內部辦公和管理的信息化；
另一種是在行業協會內部和會員單位間同時使用（給每個會員單位分配賬號），完全整合協會的內外部信息，打破時間和空間限制，實現信息溝通的即時化和協同辦公的高效化。
無疑后一種應用模式將是未來應用的主流，這種模式也將最大限度的發揮出OA辦公系統的潛力和價值。
關鍵詞:
華天
OA系統
行業協會的探索
