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[CIO時代]OA辦公系統應用的四個難題與對策(下)
[CIO時代]OA辦公系統應用的四個難題與對策(下)
在上一篇文章中,我們和華天動力OA辦公系統的項目總監萬先生一起,探討了OA辦公系統四個應用難題中的兩個:領導者不能持續支持,以及員工抵觸。今天,我們繼續探討另外兩個問題。
3、使用無法深入
這是一種非常普遍的現象,很多企業實施了OA辦公系統后,只使用了一些最簡單的功能,比如信息發布、文件傳遞。即使用到了流程審批的功能,也都是一些非常簡單的流程。
根據自己對眾多客戶的了解,萬先生認為企業用到哪些功能,用到什么程度,需要結合自身的實際情況來確定,不能一概而論。但總體上,每個企業對于OA辦公系統的應用的確都有很大潛力可挖。
萬先生說,以OA辦公系統的核心應用——工作流管理為例,如果只是簡單的用于行政審批,不用于業務流程管理,審批單之間不能實現數據關聯,審批后的數據不能生成統計報表,那么應用就是不深入的,有條件的企業不妨再研究一下這些應用。
那么如何做到深入應用呢,萬先生認為:首先系統要能夠很方便的實現這些功能。如果系統的使用很復雜、很艱澀,那么就會給使用造成很大的障礙,使得難以深入進行,這就需要系統具有很強的易用性和靈活性。
其次項目負責人要對系統非常熟悉,并且不能偷懶。OA系統的功能看起來比較簡單,其實很有內涵,尤其是在工作流管理方面,精華往往都體現在細節和深處。只有項目負責人對OA系統的功能了如指掌,并且愿意深入挖掘,應用到企業管理和辦公中,才能夠充分發揮出它的特長的價值。
4、需求不能完全滿足
有的企業在實施了OA辦公系統之后才發現,自己的很多需求滿足不了,這怎么辦呢?湊合用吧,心有不甘;二次開發吧,費用太高;換掉系統吧,錢白花了。
對此,萬先生認為企業首先需要認識到,這是一種正常現象。目前,主流的OA辦公系統都是標準化產品,在面對千差萬別的需求時,不可能完美的滿足全部需求。
萬先生說,如果需求和產品的差異很小,不涉及到二次開發,或者只需要極少量的開發,那么他們通常會免費提供技術服務,讓系統滿足使用需求,
但是當差異很大時,就需要進行較大規模的二次開發,這時候任何一個廠商都無法免費提供服務了。辦法無非有兩個:一是變通實現,二是付費開發,企業可以根據自己的實際情況來選擇。
對于變通實現這種方式,很多企業沒有去嘗試,或者說不愿意去用。其實在很多情況下,應該首先考慮這種方式是否可行。
萬先生說,有些需求完全可以利用現有的功能來變通實現,或者稍微調整一下系統就可以實現,這是一個非常經濟和簡便的辦法。如果研究后認為確實無法滿足,再進行開發也不遲。
有的企業在整理出新需求后,就迫不及待的要求廠商進行開發,等廠商開發出來了,卻又發現原來的需求不夠成熟,結果白白做了很多工作。因此萬先生建議,對需求的整理寧可慢一些,也要準一些,等到對系統充分了解,對需求完全成熟之后再開發也不遲。
關鍵詞:
華天
OA系統
OA的難題與對策