迄今為止，辦公自動化發展經過了三個時期，個人辦公時期，企業內部網域網時期、網聯網應用時期。越來越多的企業認識到，辦公自動化是實現企業現代化管理的重要基礎，能保障企業健康良性的發展循環。那么，怎樣的OA才是適合自己企業，為自己的企業量身定做呢？怎樣的OA才是真正意義上的OA？e-works記者張敏采訪了大連華天軟件有限公司的市場總監陳秋男先生。
e-works：現在企業用戶對OA軟件的應用狀況怎樣，屬于哪個階段，有什么最新的趨勢？
陳：雖然OA已經發展了20多年，但我們認為目前企業用戶仍然處于一個比較基礎的應用階段，解決的主要是溝通的問題，常用的功能模塊比較簡單，如即時消息、文件傳遞與管理、簡單的網上審批和表單統計等，當然，這也跟OA的內涵在不斷發展有關系。
OA的客戶群主要是那些有一定的規模和信息化基礎的企事業單位，現在OA的行業特性還不明顯，但卻是一個重要的趨勢，這也是OA應用不斷深化的結果。以前那些功能泛泛的OA將越來越不能滿足用戶的需求，現在用戶普遍需要將自己的日常辦公和業務整合起來管理，特別是那些中小型的制造、貿易、服務型企業。
e-works：OA軟件有哪些類型，華天OA屬于什么類型？它和協同軟件的關系到底是什么？
陳：OA軟件有多種分類方式，從應用的角度，我們將其分為文檔型、流程性、平臺性三種。
文檔型的OA屬于入門級產品，功能和技術都比較簡單，用戶規模也不大，以文檔和消息管理為主；流程型OA屬于中級產品，功能和技術比較先進，以工作流和表單為核心應用；平臺型OA屬于高級產品，能夠真正實現數據整合和業務管理，并具有靈活的拓展性，代表了未來OA發展的方向。
華天OA包含了流程型和平臺型兩種OA的特點，我們的客戶以那種規模中等、發展迅速的新興企業居多，主要集中在商業、制造、服務業領域，他們的需求點是開放平臺、靈活的工作流、集成業務管理、多種樣式的統計報表。
至于協同軟件，它包括協同平臺、協同應用軟件、協同工具軟件三種類型，從目前來看，OA屬于協同應用軟件，但一部分高端的OA正在逐漸向平臺化的方向發展。
e-works：OA軟件的核心技術和核心應用是什么？這方面華天OA是怎么做的？
陳：OA的核心技術是工作流，工作流包括開放平臺和自定義表單技術，只有開放平臺才能夠保證工作流的靈活性和拓展性，只有自定義表單才能夠保證工作流的智能性和有效性，所以可以說，工作流性能的高低決定了OA性能的高低。
需要特別說明的是，這里說的工作流是廣義工作流，而非狹義工作流，并不是簡單的文件審批功能。 華天OA采用了開放平臺、工作流引擎和智能表單三大技術，我們稱之為“魔方架構”，即擁有魔方般的靈活性和易用性，讓業務管理真正實現了隨需應變。通過這個平臺，用戶可以敏捷建模，自己動手搭建與需求相符的業務流程和表單，或與其他系統進行數據整合，重要的是，用戶在里無需編程、無需了解底層架構、甚至無需掌握開發技術，所以這是一個可生長的、靈動的管理平臺。
舉例來說，一個員工要采購10臺設備，他先在OA上填寫采購單，采購單從庫存系統中提取數據判斷是否有必要采購，如果可以則根據采購金額自動選擇辦理流程。采購完畢后，采購單直接轉換成入庫單，將新增的10臺設備加入到庫存信息中。這其中，相關的參與者可以按采購時間、采購人、采購部門、設備類型等多種方式對采購信息進行組合查詢，生成報表。
e-works：現在廠家們都在宣傳OA的管理理念，那么OA軟件真的能夠給企業管理帶來變革么？它的作用到底有多大？
陳：無論什么時候，軟件都只是一個工具，它不會給企業帶來真正的變革，真正的變革來源于管理者的思想，OA的作用只是服務于管理者的思想。思想是好的，OA就是錦上添花，思想是壞的，OA就是助紂為虐，呵呵。
好在現在企業上OA的出發點都是好的，所以OA也發揮了其應有的作用，比如我們的用戶新疆柏泉祥泰，原來每個月統計各項銷售信息需要2天時間，現在只要2個小時；TOTO中國審批一份文件由平均需要2天時間縮短到4個小時；拉卡拉總部跟全國各地的分支機構之間傳遞一份通知由2個小時縮短到二十分鐘，給這些企業節約了大量人力、物力、財力和時間成本。
e-works：OA軟件的實施難點是什么？如何解決？
陳：不同的企業難點不一樣，有的是企業原因，有的是產品原因。概括來說最難的還是改變人們傳統的辦公習慣，尤其是管理者的辦公習慣，這個可以通過管理手段，也可以通過技術手段來解決。
有的國企，或政府事業單位，員工的年齡較大，對電腦應用不熟悉，就不要給他開放太多的功能，免得看花眼。流程的設計要智能化、標準化，便于使用，多設置一些自動化的功能，如開機自動彈出登陸窗口、多種信息提醒方式等。 當然，這里面有個很重要的前提，那就是一定要選擇易用性好的OA，易用性被很多OA產廠家所忽略，其實它在很大程度上決定了OA能否實施成功。
在行政上也可以采取些措施，比如公司規定所有的通知、文件全部通過OA來發布和審批，就會很快的讓大家養成使用習慣。有的公司做法比較極端，那就是強制員工通過OA來寫日記，否則罰款，這種做法還是要慎重。
最后一點，貴在堅持。
e-works：OA軟件越來越雷同，在選型時要注意什么問題？
陳：首先要確定自己的核心需求和預算，然后圍繞自己的需求進行充分的試用和比較，不然就會看花眼。 OA無非三個方面：功能、技術、價格，至于品牌、理念什么的都是次要的，選型要圍繞這三個方面來進行：
1、功能適用：清晰描述，而不是泛泛而談自己要解決的主要問題，看自己需要文檔型、流程型還是平臺型OA，是選擇產品型還是項目型OA。確定自己要使用的核心功能，忽略或直接去掉次要功能。現在各個OA都有試用版本，不怕不識貨，就怕貨比貨，將自己的實際流程放進去認真演練一下，對其適用性就有了直觀的認識。
2、技術先進：技術是OA功能發揮的基礎，但因為設計在底層，所以很多人忽略它而吃了大虧。良好的技術架構才能夠具有良好的穩定性、開放性、拓展性、維護性和易用性，除了個別企業，LOUTUS系統和PHP系統開發的OA還是盡量不要選擇，因為諸多缺陷，它們已經被主流的OA廠家所淘汰，轉而使用JAVA技術。
3、價格合理：同樣的性能看價格，同樣的價格看性能，這就是性價比。在很多時候，OA的價格并不跟其性能成正比，特別是對于中、大型項目來說，所以購買OA的時候，千萬不要以為越貴的就越高檔。反之，也不要以為越便宜越好，要知道，購買成本只是綜合成本的一小部分，還有實施成本、維護成本、拓展成本、升級成本、生命周期成本等等，這才是大頭。
4、適度超前：事實上，因為缺乏對應用和產品的深刻了解，很多用戶的需求都是片面和短視的，所以需求必須要有一定的前瞻性，至少要滿足未來幾年企業的發展需要。比如有的企業說我就是要用一個便宜的OA來發發通知，但用了一段時間后發現有了工作流轉和表單統計的需求，但產品又不支持這個功能，開發吧成本太高，換掉吧前功盡棄，搞得OA用不起來，那就得不償失了。
e-works：OA軟件的未來會如何發展？
陳：OA怎么走，每個廠家都會有自己的判斷和選擇，可以肯定的說不會有唯一的方向，而是會向著多種個性化的方向發展，越來越注重解決某個領域的關鍵問題，逐漸形成自己的特色，而不是大而全。
雖然應用將出現多個分支，但底層將趨向一致，即向平臺性、業務性、智能性、集成性的方向發展，其中平臺性是一個核心，因為平臺支撐了其他的應用。可以說未來的OA將是得平臺者得天下，這個平臺是開放的，但不是萬能的，而是側重于一種應用或者一個行業，這就構成了平臺加行業應用的模式，平臺解決的是信息集成和系統拓展的問題，行業應用解決的是業務管理的問題，這也是華天OA的發展方向。
