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[ CIO時代]OA系統全解30：系統管理定乾坤
[ CIO時代]OA系統全解30：系統管理定乾坤
OA系統在使用前，必須由系統管理員做好各項設置，包括賬號、權限、流程、表單等。
有的企業為了省事，或者沒有專職的管理員，便讓廠商的實施人員來做這些工作，但卻也必須有一個人全程參與，以熟悉全部過程，否則日后的維護就會非常不便。
OA系統的設置與維護是管理員的工作，和其他使用人員無關，因此絕大部分人并不關心這部分功能。但對系統管理員來說，卻不但需要會用，而且要非常會用。既要懂產品，又要懂業務，還要會溝通，這不是誰都做得了的。
如果OA系統的后臺設置非常復雜，不夠易用，那么對系統管理員來說就非常頭疼了，即使耗費大量的時間和精力，系統也可能使用得不順暢，領導和員工就會不滿意。
在系統的后臺設置方面，華天動力OA系統做得非常不錯，視覺直觀，操作便捷，不需要專業的技術人員就可以很輕松的設置，這要得益于其一直提倡的“易用性”設計理念。以它為例，我們看看OA系統的后臺設置都有哪些內容。
在小編看來，華天動力OA系統的后臺設置包括三大部分：1、人員設置；2、權限設置；3、功能設置。
1、 人員設置
人員設置包括部門設置、賬號設置、崗位設置、級別設置等，這既是使用OA系統的基礎，也是為后面的權限設置、流程設置做好準備。
一般來說，除了一線工人外，企業中的每個人都對應OA系統的一個賬號。也有特殊情況，那就是幾個人共同使用一個賬號，這樣的賬號就叫“公共賬號”。
目前，華天動力等主流的OA系統都是按照注冊賬號數來銷售的（因為不好控制，不建議使用并發賬號數），如果賬號數量差別很大，價格也會差好幾個數量級。
企業要想確定自己的賬號數，有兩個相對簡便的辦法：一是看自己有多少管理人員；二是看自己有多少臺電腦。
2、 權限設置
權限設置是OA系統安全使用的根本保障，在OA系統中，每個人具有哪些權限都是可以設置的，包括允許他使用哪些功能，進行哪些操作，查看哪些文檔等。在華天動力OA系統中，這些權限既可以批量設置，也可以單獨設置，可以控制到每一項功能、每一個菜單。
比如辦公室人員有發送通知的權限，普通用戶則只有查看通知的權限；管理層人員有審批流程的權限，普通用戶則只有發起流程的權限；財務人員有管理固定資產的權限，普通用戶則只有申請資產的權限……
在OA系統中，因為工作需要，通常會有多個管理員，包括擁有最高權限的“超級管理員”，以及管理具體功能和特定人群的“二級管理員”、“三級管理員”。比如超級管理員可以為文件管理、人事管理、考勤管理、檔案管理、工作論壇等功能指定專門的管理員，由他們進行各項設置和日常維護，這樣就將工作分解給對應的人。
3、 功能設置
功能設置就是對OA系統的功能菜單和操作進行設置，包括工作流設置、工作中心設置、任務管理設置、信息發布設置、文檔中心設置、報表設置等等。
這里面最重要的工作可能就是工作流設置了，包括流程設置、表單設置、數據關聯設置等。由于這部分工作比較難一點，所以很多企業都是請廠商的實施人員協助設置。但對于一些管理體制上的問題，還是需要企業自己拿主意，流程是先優化再固化，還是先固化再優化，需要結合自己的實際情況定奪。
其他功能設置的主要內容是根據自己企業的管理需求，設置好功能的操作細節，比如發送通知是否允許評論，任務完成是否需要審批、文檔中心的目錄分類等。這時候管理員不必著急，因為企業不能一下子用起來全部功能，所以可以根據輕重緩急，逐一設置、開通。
可以看出，OA系統的設置過程，就是對企業管理體系和管理方法的一次全面梳理、優化的過程。OA系統讓辦公、管理變得有形化和透明化，能夠幫助企業發現問題、規范管理、落實制度、持續改進，這正是OA系統的核心價值。
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華天
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OA系統全解
