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[IT專家]OA系統(tǒng)選型，先弄清楚你的剛需
[IT專家]OA系統(tǒng)選型，先弄清楚你的剛需
OA系統(tǒng)選型不是一件簡(jiǎn)單的事，既要懂技術(shù)，又要懂業(yè)務(wù)。技術(shù)和業(yè)務(wù)又建立在需求的基礎(chǔ)上，因此最先需要搞清楚的，還是自己的需求到底是什么。
每個(gè)部門(mén)都會(huì)有自己關(guān)心的需求，比如財(cái)務(wù)部門(mén)關(guān)心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的整合，人事部門(mén)關(guān)心每天的考勤，業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)心使用是否方便，IT部門(mén)關(guān)心技術(shù)和服務(wù)，管理層最關(guān)心流程管理如何落實(shí)……
面對(duì)這林林總總的需求，選型者是尋找一個(gè)“完美”的系統(tǒng)，兼顧每個(gè)人的需求。還是抓大放小，取重避輕，滿足主要需求呢？
國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)廠商華天動(dòng)力的項(xiàng)目經(jīng)理田宇對(duì)筆者說(shuō)：在有限的成本和時(shí)間內(nèi)，任何系統(tǒng)都不可能滿足所有人的需求。對(duì)選型者來(lái)說(shuō)，最關(guān)鍵的問(wèn)題是：分清楚哪些需求是剛需，哪些需求是“偽剛需”。
田宇說(shuō)，從功能角度說(shuō)，一個(gè)完善的OA系統(tǒng)會(huì)包括短消息、文件傳送、電子郵件、通知、新聞、公告、工作日程、工作日記、工作計(jì)劃、任務(wù)管理、文檔中心、知識(shí)管理、電子期刊、規(guī)章制度、報(bào)表中心、審批流轉(zhuǎn)、公文發(fā)文、公文收文、論壇、在線調(diào)查、檔案中心、會(huì)議管理、車輛管理、辦公用品、圖書(shū)管理、固定資產(chǎn)、人力資源、客戶管理、門(mén)戶管理等三十余項(xiàng)功能。但到目前為止，他們還沒(méi)有發(fā)現(xiàn)哪一家用戶能夠把全部功能都用起來(lái)。
雖然用戶使用的側(cè)重點(diǎn)各不相同，但總體來(lái)說(shuō)，還是有一些功能使用得非常普遍，具有“剛需”本色，包括短消息、文件傳送、通知、文檔中心、審批流轉(zhuǎn)等。其中“審批流轉(zhuǎn)”也稱為工作流，這個(gè)功能不但用的多，而且也非常重要，堪稱是OA系統(tǒng)應(yīng)用的絕對(duì)核心，企業(yè)必須認(rèn)真的考察好這個(gè)功能。
由此看出，企業(yè)在做需求調(diào)研時(shí)，應(yīng)該收集到全部需求，但必須對(duì)這些需求進(jìn)行評(píng)估和篩選，分清主次、輕重、緩急。管理系統(tǒng)的實(shí)施不是一步到位的，也不是大而全的，必須緊緊抓住核心需求，也就是自己的剛需，統(tǒng)籌兼顧其他需求和未來(lái)發(fā)展需求，才能夠選出適合自己的管理系統(tǒng)，并降低采購(gòu)成本，降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)和周期。
有的需求看起來(lái)很合理，甚至很重要，其實(shí)卻是想當(dāng)然和理想化的，沒(méi)有太大的必要。這樣的需求就應(yīng)該堅(jiān)決摒棄，否則，會(huì)對(duì)選型造成很大的干擾，甚至導(dǎo)致選型失誤。
田宇還提出了一個(gè)很有意思的現(xiàn)象，那就是有些剛需是“隱性”的，用戶往往知道，卻并沒(méi)有在選型中體現(xiàn)出來(lái)。比如OA系統(tǒng)的穩(wěn)定性、易用性和開(kāi)放性，這幾個(gè)特性對(duì)任何一個(gè)用戶來(lái)說(shuō)都是剛需，缺少了哪一個(gè)，都很難用好。
很多用戶在選型時(shí)，都忽略了這些重要的性能，結(jié)果在系統(tǒng)實(shí)施后才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，卻已經(jīng)無(wú)法補(bǔ)救。
最后，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，還需要在剛需之間找到一種平衡。比如穩(wěn)定和省錢(qián)都是剛需，但二者都是有一個(gè)限度的，不能為了過(guò)分的穩(wěn)定，而導(dǎo)致成本劇增（除非你是銀行等特殊行業(yè)），也不能為了過(guò)分的省錢(qián)，而選一個(gè)不成熟、不穩(wěn)定的系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞:
華天
OA系統(tǒng)
OA系統(tǒng)選型
