OA系統(tǒng)在企業(yè)協(xié)作辦公方面的應(yīng)用，很重要的一個(gè)功能就是任務(wù)管理。
當(dāng)然，為了體現(xiàn)“高大上”的形象，也有的OA系統(tǒng)稱之為“項(xiàng)目管理”。但筆者認(rèn)為這是一種嘩眾取寵的叫法，因?yàn)镺A系統(tǒng)中的項(xiàng)目管理和獨(dú)立的項(xiàng)目管理軟件相差甚遠(yuǎn)。而且獨(dú)立的項(xiàng)目管理軟件又具有很強(qiáng)的行業(yè)特色，而OA系統(tǒng)中的項(xiàng)目管理卻是通用的。
因此，筆者認(rèn)為還不如叫任務(wù)管理更準(zhǔn)確，這個(gè)功能設(shè)計(jì)的出發(fā)點(diǎn)就是以簡(jiǎn)潔的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中的進(jìn)度管理、文檔共享和在線溝通。沒(méi)必要做得像項(xiàng)目管理軟件那么復(fù)雜和行業(yè)化，自然也沒(méi)有那么昂貴。
在國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)提供的資料上，筆者看到其任務(wù)管理功能的設(shè)計(jì)理念非常具有代表性：任務(wù)管理的作用是實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)高效率協(xié)作辦公，它打破了行政部門(mén)和職位的壁壘，以任務(wù)組為單位，以目標(biāo)為導(dǎo)向，注重任務(wù)的分解、協(xié)作、監(jiān)督、反饋，以及績(jī)效統(tǒng)計(jì)，大大提高任務(wù)執(zhí)行效率。
下圖為華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中任務(wù)管理模塊的具體功能，它的總體框架就是分配任務(wù)、接收任務(wù)、任務(wù)執(zhí)行、任務(wù)驗(yàn)收、任務(wù)績(jī)效：
在這個(gè)功能模塊中，有一些關(guān)鍵點(diǎn)需要注意：
每個(gè)任務(wù)都可以分解成多個(gè)子任務(wù)，也可以分解為多級(jí)子任務(wù)。
任務(wù)的分配人、責(zé)任人、參閱人、監(jiān)控人可以查看任務(wù)及其子任務(wù)的所有信息，包括任務(wù)進(jìn)度、任務(wù)反饋、任務(wù)訪問(wèn)記錄等，并能夠?qū)崟r(shí)在線溝通任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中的各種問(wèn)題。
能夠方便的實(shí)現(xiàn)任務(wù)責(zé)任人的變更。
任務(wù)完成時(shí)，責(zé)任人可以提交完成申請(qǐng)，由分配人進(jìn)行最終的完成確認(rèn)，也可以直接提交任務(wù)完成，無(wú)需任務(wù)分配人進(jìn)行確認(rèn)。具體方式由企業(yè)自主決定。
能夠生成詳細(xì)的任務(wù)績(jī)效統(tǒng)計(jì)報(bào)表，可以按人、部門(mén)、公司、下屬人員等方式，統(tǒng)計(jì)在一段時(shí)間內(nèi)的所有任務(wù)的完成情況。
通過(guò)華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的任務(wù)管理功能，我們可以看到OA系統(tǒng)的主要作用，就是提供一個(gè)可視化的工具，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)任務(wù)的透明化管理。每個(gè)任務(wù)的所有信息，包括參與人員、溝通記錄、相關(guān)文檔、進(jìn)度狀況、變更信息等都一目了然，有據(jù)可查。
有了這個(gè)工具，每個(gè)人都可以清晰的管理以“我”為中心的各類任務(wù)，包括個(gè)人負(fù)責(zé)的任務(wù)、分配的任務(wù)。而且全方位的任務(wù)提醒、分顏色標(biāo)注的任務(wù)進(jìn)度顯示、實(shí)時(shí)的任務(wù)績(jī)效報(bào)表，都能夠推動(dòng)任務(wù)的有效執(zhí)行。
善用OA系統(tǒng)中的任務(wù)管理功能，能夠幫助企業(yè)打造高效的企業(yè)執(zhí)行文化，以任務(wù)管理為核心，推動(dòng)企業(yè)管理上一個(gè)新臺(tái)階。
